Oggi si parla sempre di più di Big data, cioè quel quantitativo enorme di dati che vengono immessi su Internet e incamerati dalle aziende e che devono essere conservati e gestiti in maniera corretta. La sicurezza dei dati è un tema centrale in un mondo sempre più digitalizzato, tuttavia molte aziende conservano i documenti ancora in formato fisico, essenzialmente per motivi legislativi e normativi.
Come fare e a chi rivolgersi per distruggere in maniera sicura documenti cartacei contenenti dati sensibili e informazioni riservate? E come fare invece per proteggere i dati digitali? Rispondiamo a queste domande focalizzandoci in particolare sulle differenze che ci sono tra la sicurezza dei dati digitali e quella dei dati cartacei.
Confronto tra documenti cartacei e digitali: le differenze
Una prima differenza che salta subito agli occhi è quella relativa all’accessibilità. I documenti cartacei sono facilmente accessibili fisicamente a chiunque si trovi in un ufficio, mentre l’accesso ai documenti digitali può essere controllato con misure di sicurezza come password, crittografia o autorizzazioni di accesso.
In caso di incendi, allagamenti o smarrimenti non è possibile recuperare i documenti cartacei. Diverso è il discorso per i documenti digitali che possono essere protetti da backup regolari o salvati in cloud o su altri dispositivi come pen drive. A proposito dell’integrità dei dati, i documenti cartacei sono suscettibili di modifiche non rilevabili, come alterazioni fisiche o cancellazioni. I documenti digitali invece possono essere protetti con firme digitali o altri metodi per garantire l’integrità dei dati.
Anche se spostiamo la sfida sul terreno dei costi, i documenti cartacei ne escono sconfitti poiché richiedono spese continue per la carta e la stampa, ma anche per l’archiviazione fisica e la gestione. I documenti digitali invece tagliano i costi associati alla stampa e alla gestione fisica e liberano anche più spazio.
Persino in termini di sostenibilità ambientale sono preferibili i documenti cartacei, che non hanno bisogno di risorse naturali come carta e inchiostro, e che riducono notevolmente l’impatto ambientale.
Distruzione dei documenti cartacei
La distruzione dei documenti cartacei deve essere fatta a norma di legge per evitare multe e sanzioni, ma anche per impedire che malintenzionati possano mettere le mani su documenti e dati preziosi personali, della propria azienda o dei propri clienti. Analizziamo nello specifico quali sono gli step da seguire e a chi rivolgersi per procedere alla distruzione dei dati cartacei.
Come procedere alla distruzione dei documenti cartacei?
I documenti da distruggere, una volta individuati e messi da parte, vanno inseriti in una trituratrice di alta qualità in grado di tagliarli in frammenti piccolissimi e illeggibili. Tra i migliori modelli sul mercato ci sono le trituratrici a taglio a strisce o a particelle. Dopo la distruzione dei documenti i frammenti vanno smaltiti in modo sicuro, magari usando sacchetti di carta per il riciclaggio. Se si tratta di documenti particolarmente sensibili e importanti, potrebbe essere necessaria una certificazione di distruzione: si tratta di un documento che attesta la distruzione dei documenti in modo sicuro e conforme agli standard richiesti.
A chi rivolgersi?
I servizi di distruzione dei documenti cartacei vengono forniti da aziende specializzate, che si occupano di tutto il processo, dalla raccolta alla distruzione, fino allo smaltimento nella propria sede o presso il cliente. Alcune aziende di archiviazione ritirano i documenti direttamente dalla sede del cliente e garantiscono la distruzione sicura attraverso procedure certificate. Ci sono poi agenzie di smaltimento di rifiuti locali che offrono anche servizi di distruzione dei documenti. In questi casi è opportuno verificare che i servizi offerti rispettino gli standard di sicurezza necessari per la distruzione di documenti sensibili.
Come proteggere i dati digitali?
Anche i dati digitali vanno protetti, ma naturalmente le procedure di protezione cambiano. Per prima cosa è opportuno impostare password robuste e lunghe per tutti gli account digitali, compresi quelli sui social media e sui servizi online. Altra pratica virtuosa è l’autenticazione a due fattori, che aggiunge un ulteriore livello di sicurezza richiedendo un secondo metodo di verifica.
I software dei sistemi operativi, degli antivirus e di tutte le altre applicazioni devono essere costantemente aggiornati. Gli aggiornamenti, infatti, comprendono correzioni per le vulnerabilità di sicurezza che potrebbero essere sfruttate da hacker e cybercriminali. È fortemente consigliabile usare la crittografia per proteggere i dati sensibili sia durante il trasferimento che durante l’archiviazione.
E ancora vanno eseguiti backup periodici dei dati che devono essere archiviati in un luogo sicuro, preferibilmente offline o in un servizio di cloud inattaccabile, così da poterli recuperare in caso di emergenza. L’accesso ai dati va comunque limitato solo alle persone autorizzate e bisogna proteggere anche la rete utilizzando router sicuri e configurando correttamente le impostazioni di sicurezza wi-fi.
Sarebbe una buona idea fornire una formazione sulla sicurezza informatica al proprio team, educando sulle minacce informatiche più comuni e diffuse. Vanno monitorate costantemente le attività dei propri account dei dispositivi per individuare eventuali comportamenti sospetti e infine bisogna stabilire e applicare rigorose politiche di sicurezza dei dati per garantire che vengano rispettati e seguiti i protocolli di sicurezza.
